На практике часто встречается ситуация, когда налогоплательщик приобретает ГСМ по топливным картам. При фактической заправке на АЗС водителям выдают еще и чек. Но случается, что работники эти чеки теряют. Можно ли считать в этом случае, что работник понес доход, подлежащий обложению НДФЛ и необходим ли чек для подтверждения расходов по налогу на прибыль?
По мнению Минфина России, высказанному в письме от 14.05.18 № 03-03-06/1/31933, потеря кассовых чеков по приобретённому топливу может обернуться необходимостью исчисления НДФЛ как с дохода, полученного в натуральной форме.
Чиновники сослались на нормы Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а вернее, на ст.9, в соответствии с которой каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Таким образом, на основании указанной нормы и ст. 252 НК РФ с целью формирования данных налогового учёта необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом следует отметить, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер.
При определении налоговой базы по НДФЛ в соответствии с п.1 ст.210 НК РФ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло. Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата за него организациями товаров, работ или услуг.
В целях освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты компанией стоимости топлива, приобретаемого работниками для её нужд, в ней должны иметься документы, подтверждающие факт осуществления соответствующих расходов для служебных целей, а также суммы произведённых в этой связи расходов. При отсутствии документального подтверждения расходов у сотрудников в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ могут возникать доходы в натуральной форме. Соответственно, оснований для освобождения от налогообложения доходов, полученных работниками в таком случае, не имеется.
Отметим, что по итогам месяца поставщик предоставляет покупателю счёт-фактуру, акт приёма-передачи на объём и стоимость выбранного топлива, а также реестр операций по карте. Из этих документов отлично видно, заправлялся водитель или нет. При этом никаких денежных средств на приобретение ГСМ он не получает. А производственная направленность заправки подтверждается путевым листом. Поэтому, по нашему мнению, потеря чека в рассматриваемом случае не влияет ни на налог на прибыль, ни на НДФЛ.
