Напомним, что первичные бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты. Об этом говорится в ст.9 Федерального закона от 06.12.2011№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Но организации вправе решить сами, что добавить к обязательным элементам первичного документа. С новым ГОСТ Р 7.0.97–2016 выбор стал больше. Документ вступил в силу с 1 июля 2018 года. Стандарт применяют по желанию (ст.26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но некоторые рекомендации лучше применять на практике во избежание ошибок и претензий.
-
1. Используйте стандартные шрифты и отступы
ГОСТ рекомендует набирать документы шрифтами Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенными к ним. Эти шрифты самые распространенные. С ними текст документов, которые прислали по электронной почте, отражается корректно у большинства пользователей.
Определились и с предпочтительным размером символов. Стандарт предлагает кегль от 12 до 14 (п. 3.3 ГОСТ).
Для документов со сроком хранения более 10 лет ГОСТ требует оставить слева от текста отступ минимум 3 см. Если хранить документы нужно меньше, достаточно поля в 2 см (п. 6.1 ГОСТ). Чтобы полностью прочитать текст документа с меньшим отступом, нужно будет расшивать архивную папку.
2. Сверяйте даты в реквизитах
Дата документа должна соответствовать той, что поставили в подписи, либо дате события (п. 5.10 ГОСТ).
Компании могут присвоить, например, договору разные номера и привести их через косую черту (п. 5.11 ГОСТ). Но вот дата должна быть единой. Присваивайте ее не раньше самой последней из тех, которая есть в реквизитах «Подпись». Ведь документ создан, когда его подписали все участники.
-
3. Разработайте шаблон и применяйте его
Компании вправе использовать формы, разработанные самостоятельно. В таком случае стоит применять их постоянно. Иначе у контрагента возникнут сомнения не только о квалификации работников. Единый стиль документов считают признаком, что бумаги создавали в одной и той же компании (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 21.10.2016 № Ф03-4892/2016, определение Верховного суда от 20.02.2017 № 303-ЭС16-20743).
Есть причины проверить подлинность документа, который отличается от шаблона. К примеру, 99 процентов документов общества оформили по одному шаблону, с одними шрифтами и отступами, а два-три акта — по-другому. Тогда возникают сомнения в том, что эти отдельные документы действительно создавала компания.
Эмблему или товарный знак проставьте либо посередине сверху документа, либо слева на уровне реквизитов компании.
- Многостраничные документы нумеровать по центру верхнего поля.
- Ставить место составления документа.
- Гриф ограничения или утверждения — в правом верхнем углу листа.
- Обращение к мужчине — господин, к женщине — госпожа.
- В документе — не более четырех адресатов, иначе — отдельный лист с адресатами.
- Приложения указывать с названиями и количеством экземпляров.
- Гриф согласования — в левом верхнем углу титульного листа.
- Виза — на последнем листе под подписью или на отдельном листе визирования.
- Отметка об электронной подписи — на месте обычной подписи, элементы не перекрывают друг друга или текст.
- Ф. И. О., должность и телефон исполнителя обязательны.
Памятка по оформлению документов
